Convocatoria Pública de Contratación Para: Prestar los servicios de tipografía acorde con la necesidad planteada en el presente proceso.

ANALISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

00 00413 -25-03-2010
00 00429 -07-04-2010


Con el fin de dar cumplimiento al Artículo 25, numeral 7° de la Ley 80/93 y Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, y a fin de adelantar el proceso de Contratación de Selección Abreviada inferior al 10% de la menor cuantía correspondiente al proyecto de Elaboración 3.000 paz y salvos para la Secretaria de Hacienda, 10 talonarios de decretos para la Secretaria General, se realiza el presente análisis de conveniencia y oportunidad elaborado por la Secretaria de Hacienda y General, el cual es parte integral del proceso de contratación y una herramienta de diagnostico inicial antes de la realización del proyecto.

I. DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

A. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER

La Alcaldía del Municipio de Los Patios necesita ejecutar una gestión financiera integral, y, así cumplir con los objetivos establecidos en el plan de desarrollo municipal 2008-2011. Entre las actividades inherentes al buen funcionamiento de la entidad, se encuentra las asignadas a la Secretaria general y a la Secretaria de Hacienda

Entra la funciones inherentes a la secretaría de hacienda se encuentran, las del recaudo de los tributos municipales, así como certificar que los contribuyentes no tienen deudas para el municipio, para lo que se requiere la elaboración de dichos formatos de paz y salvos

Entre las funciones inherentes a la Secretaria General se encuentran la de apoyo del señor Alcalde, quien es el encargado de la expedición de los diferentes decretos que rigen al municipio, para lo cual se hace necesario papelería especial, para la impresión de los mismos.


- DESCRIPCION DEL BIEN, OBRA O SERVICIO A CONTRATAR

En desarrollo de estos objetivos y/o fines estatales, se hace necesario adelantar el proceso de Contratación para la elaboración 3.000 paz y salvos para la Secretaria de Hacienda, 10 talonarios de decretos para la secretaria general, para suplir las necesidades antes descritas, ya que la Alcaldía de Los Patios – Secretaria General y hacienda, no cuenta con el personal de planta que garantice la realización de dichas actividades ni ejerce actividades de tipografía y litografía.

Para la realización de los objetivos descritos la Alcaldía Municipal tiene previsto dentro de su plan de compras, prestar los servicios de tipografía y litografía.

B. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO y/o DEFINICIÓN DEL PERFIL PROFESIONAL

CAPACIDAD: Debe Persona Natural o Jurídica, que no se encuentre incurso en las inhabilidades de ley.

EXPERIENCIA: Debe tener como mínimo un año de experiencia, en labores relacionadas con el área a contratar.

IDONEIDAD: Debe encontrarse inscrito en la Cámara de Comercio y su objeto social de tener relación con el objeto contractual.

Dentro de los bienes que se encuentran entre el inventario del Municipio de Los Patios, no se cuenta se con los bienes requeridos, siendo necesaria la presente contratación para suplir con las necesidades antes descritas, por lo que se hace necesario la Contratación para la elaboración 3.000 paz y salvos para la secretaria de hacienda, 10 talonarios de decretos para la secretaria general,

La carencia anteriormente enunciada puede suplirse de manera total implementando las siguientes actividades: Invitación Pública Decreto 3576 de 2009 Artículo 2

C. RAZONES DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

Conforme a la continua necesidad de adelantar las actividades relacionadas con: Servicios de tipografía y litografía, y, en atención a lo anteriormente expuesto, la Alcaldía Municipal, cuenta con:

- Un margen de tiempo aceptable para adelantar el proceso de selección respectivo
- El personal idóneo y disponible para efectuar los procedimientos administrativos del caso
- Los elementos físicos adecuados para adelantar el mismo.
- Los recursos económicos dispuestos el Presupuesto General de Rentas y Gastos de la entidad, plasmado en la orden administrativa

De lo anteriormente expuesto es viable, conveniente y oportuno adelantar el proceso de selección y contrato respectivo para satisfacer la necesidad aquí determinada.


II. ESTUDIOS TECNICOS Y ECONOMICOS

Análisis de precios del mercado real: El municipio de los patios a través de la Secretaria General y hacienda – Oficina de Almacén, realizo un estudio de mercado, mediante consultas telefónicas, se estima el costo del servicio a contratar en: TRES MILLONES CUARENTA MIL PESOS. ($3.040.000)

Análisis Técnico: Es procedente realizar la contratación, por cuanto los elementos requeridos complementan eficazmente los deficiencias presentadas en la secretaria general, en cuanto aprestar los servicios de tipografía en la Contratación de elaboración 3.000 paz y salvos para la secretaria de hacienda, 10 talonarios de decretos para la secretaria general, , todos estos elementos para poder adelantar satisfactoriamente las labores correspondientes en cada área, y que permitan cumplir con las metas establecidas en el plan de desarrollo 2008-2011 con el fin de planear.

Presupuesto Oficial. El estudio de precios que se ajustan a los precios del mercado, da como resultado el siguiente presupuesto oficial: TRES MILLONES CUARENTA MIL PESOS. ($3.040.000) MCTE.

Confrontación Financiera. Existe viabilidad financiera para adelantar el proceso contractual según disponibilidad por valor de TRES MILLONES CUARENTA MIL PESOS. ($3.040.000) MCTE, Y SE CUENTA CON LOS CERTIFICADOS DE DISPONIBLIDAD PRESUPUESTAL No. 00 00413 del 26 de marzo de 2010 y 00 0429 del 07 de abril de 2010.

III. ESTUDIOS JURIDICO

Por la naturaleza del objeto el mismo se encuentra regulado por la excepción reglamentada en el Artículo 2 del Decreto 3576 de 2010, para la celebración de la Orden de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, previo cumplimiento de los requisitos pre-contractuales.

IV. DEFINICION DE LA FORMA DE PAGO

Teniendo en cuenta el objeto del contrato, la administración considera conveniente la siguiente forma de pago de la orden de prestación de servicios, previa presentación de la factura o cuenta de cobro, soportes de ley y visto bueno del supervisor del contrato, acta de recibido a satisfacción de la oficina de almacén.

V. DEFINICION DE MINUTA CONTRACTUAL

Se elabora una Orden de prestación de servicios que contiene objeto, clase de valor, forma de pago, imputación presupuestal, garantías, cláusulas excepcionales, etc.....

OBJETO

Elaboración de 3.000 paz y salvos para la secretaria de hacienda, 10 talonarios de decretos para la secretaria general, se realiza el presente análisis de conveniencia y oportunidad elaborado por la Secretaria general, todos estos elementos para poder adelantar satisfactoriamente las labores correspondientes en cada área

Supervisión

Estará a cargo de la Secretaria General y Secretaria de Hacienda,

VI. ANALISIS DE RIESGOS

De acuerdo a lo reglamentado en el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, se procede a tipificar, estimar y asignar los riesgos previsibles involucrados en la contratación a realizar así: luego de evaluadas las experiencias de contratos anteriores con la misma necesidad a satisfacer, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

TIPO DE RIESGO ESTIMACION ASIGNACION
MAGNITUD PROBABILIDAD DE OCURRENCIA VALOR RIESGO CONTRATISTA ENTIDAD
Modificaciones Insignificante Frecuente Probabilidad de riesgo por magnitud % %
Muerte del contratista Critica Improbable Probabilidad de riesgo por magnitud 100%
imputable %
Demora en la entrega de los articulos solicitados o por escasez de los insumos Critica Probable Probabilidad de riesgo por magnitud 100%
imputable %
Fuerza mayor ocaso fortuito improbable menor Probabilidad de riesgo por magnitud % %

VII. GARANTIAS

En cumplimiento a lo estipulado en el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2008 y a lo estipulado en el régimen de garantías Decreto 4828 del 24 de Diciembre de 2008; no será obligatoria la exigencia de garantía el contratista, puesto no presente riesgos que afecten el equilibrio del contrato.

En el caso de que uno de los bienes salga defectuosos deberá realizar su reposición dentro de las 48 horas siguientes al requerimiento del supervisor del contrato.

VIII SICE

Que, el Artículo 86 del Decreto 2474 de 2008, establece: Obligaciones de las entidades estatales que contratan con sujeción al Estatuto de Contratación de la Administración Pública: las obligaciones contenidas en el artículo 13 del Decreto 3512 de 2003 deberán ser cumplidas por las entidades que contraten con sujeción al Estatuto de Contratación de la Administración Pública, en los procesos de contratación, siempre y cuando el valor del contrato no sea inferior al 10% de la menor cuantía

La consulta del CUBS y del precio indicativo se incluirá como parte del análisis realizado por las entidades en desarrollo del numeral 4 del artículo 3° del presente decreto”
QUE POR SER UN CONTRATO INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA NO SE HACE NECESARIO LA APLICACIÓN DE DICHAS REGLAS.

IX. CONDICIONES DEL CONTRATO

OBJETO: Prestar los servicios de tipografía en la elaboración 3.000 paz y salvos para la secretaria de hacienda, 10 talonarios de decretos para la secretaria general.

PLAZO: 5 días

LUGAR: MUNICIPIO DE LOS PATIOS

VALOR: TRES MILLONES CUARENTA MIL PESOS. ($3.040.000) MCTE.


CONCLUSIONES DEL ESTUDIO

Con la presentación de este estudio, queda evidenciado la existencia de un requerimiento, para satisfacer la necesidad de un suministro , ya que en la Secretaria General Y Hacienda del Municipio de Los Patios no se cuenta con los elementos descritos anteriormente, con lo cual se puede cumplir con las metas establecidas en el presupuesto vigencia 2009, resultando imprescindible adelantar el correspondiente al proceso de contratación tendiente a cumplir con los propósitos establecidos en la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la entidad.



JACKELINE GAMBOA GUERRERO EMILCE SUAREZ RAMIREZ
Secretaria General Secretaria de Hacienda



JUSTIFICACION PREVIA


En cumplimiento al parágrafo 1 Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la Alcaldía de Los Patios a través de la Secretaria General y Hacienda, se permite exponer los fundamentos jurídicos del proceso para aprestar los servicios de tipografía en la elaboración 3.000 paz y salvos para la secretaria de hacienda, 10 talonarios de decretos para la secretaria general, así:

Por la naturaleza del objeto el mismo se encuentra regulado por el ARTÍCULO 2 Decreto 3576 de 2009, para la orden de servicio, previo cumplimiento de los requisitos pre-contractuales.



Mayo, 04 de 2010






JACKELINE GAMBOA GUERRERO EMILCE SUAREZ RAMIREZ
Secretaria General Secretaria de Hacienda




INVITACION PÚBLICA


AVISO VEEDURIA CIUDADANA

De conformidad con lo preceptuado en el inciso 3 del artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 9 del Decreto 2170 de 2002, la Alcaldía de Los Patios – A través de la Secretaria General, convoca a las veedurías ciudadanas Establecidas de conformidad con la Ley, para realizar control de social al proceso a iniciar.

OBJETO DE LA INVITACION

La Alcaldía de Los Patios – Secretaria General y Secretaria de Hacienda, está interesado en contratar para prestar los Prestar los servicios de tipografía en la elaboración 3.000 paz y salvos para la secretaria de hacienda, 10 talonarios de decretos para la secretaria general

La propuesta debe ser allegada a la alcaldía del Municipio de Los Patios – Secretaria General ubicada en la avenida 10 No. 29-06 en sobre sellado. La propuesta debe indicar objetivo general, específicos, valor unitario y global y tiempo de ejecución. NOTA: Solo se verificará los requisitos habilitantes de la oferta con mayor puntaje

PRESUPUESTO OFICIAL

Existe viabilidad financiera para adelantar el proceso contractual según disponibilidad por valor de TRES MILLONES CUARENTA MIL PESOS. ($3.040.000) MCTE, Y SE CUENTA CON LOS CERTIFICADOS DE DISPONIBLIDAD PRESUPUESTAL No. 00 00413 del 26 de marzo de 2010 y 00 0429 del 07 de abril de 2010.

CRITERIOS DE SELECCIÓN

En los procesos de selección por menor cuantía, la oferta más ventajosa será la que resulte de la ponderación de los criterios que a continuación se enuncian.

CRITERIO PUNTAJE MÁXIMO
Incentivo a la industria Regional 10
Valor de la Oferta 90
TOTAL 100

INCENTIVO A LA INDUSTRIA REGIONAL (10 Puntos)

Este factor se evaluará con base en la ley 816 de 2003, y con el fin de garantizar la reciprocidad y apoyar la industria se asignará el puntaje cuando:

El proponente mediante documento escrito ofrecerá los servicios con el personal regional (Departamento de Norte de Santander) que ejecutará las servicios (10 puntos).

VALOR DE LA PROPUESTA (90 PUNTOS)

El procedimiento para evaluar y otorgar puntaje será de acuerdo al procedimiento y fórmulas establecidas en la presente invitación pública que para el caso será la media aritmética

Se determinará la media aritmética para la totalidad de las ofertas aplicando la siguiente fórmula:

MA = Po+P1+P2+P3+P4 .... +Pn
_____________________

n
Donde:

MA = Media aritmética.
Po = Presupuesto Oficial.
P (1...n) = Valor total de las propuestas hábiles.
n = Número de propuestas hábiles (Incluyendo el presupuesto oficial)

Una vez determinada la media aritmética (A), se asignará el puntaje de la siguiente forma:

A la propuesta que sea igual al 100% de la media aritmética o al menor valor más cercano por debajo de la misma, se le asignará el máximo puntaje.
A la propuesta con el menor valor más cercano por debajo de la propuesta ganadora se le asignara 10 puntos menos y así sucesivamente.
La evaluación del valor propuesto se hará con el valor corregido, como resultado del proceso de verificación aritmética.
La calificación se asignará con valores redondeados por debajo a dos decimales

REQUISITOS JURIDICOS

• Copia de la Cédula de Ciudadanía
• Antecedentes Fiscales
• Antecedentes Disciplinarios
• Antecedentes Judiciales
• Pago seguridad Social
• Copia de la Libreta Militar ( si es hombre menor de 50 años)
• Rut Actualizado
• Cámara de Comercio

REQUISITOS FINANCIEROS


• REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO. Debe presentarlo vigente a la fecha de presentación de la propuesta, no mayor a treinta (30) días del cierre de la presente invitación.
• Paz y Salvo Municipal
La Alcaldía de Los Patios, se reserva el derecho de consultar la veracidad de los estados financieros con las entidades a quienes por disposición legal les corresponda la vigilancia de la firma proponente y en su defecto utilizará los medios idóneos que le permitan realizar tal consulta, sin que esto implique que los oferentes puedan completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta.


CRONOGRAMA DEL PROCESO

PUBLICACIÓN JUSTIFICACION PREVIA, ANALISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
Mayo 21 de 2010 www.lospatios-nortedesantander.gov.co

PUBLICACION INVITACION PUBLICA
Mayo 21 de 2010 FISICA: SECRETARIA DE GENERAL
ALCALDIA DE LOS PATIOS – AVENIDA 10 No. 29-06

PAGINA ELECTRONICA www.lospatios-nortedesantander.gov.co

PRESENTACION DE LA OFERTA
Mayo 24 de 2010 SECRETARIA GENERAL ALCALDIA DE LOS PATIOS – AVENIDA 10 No. 29-06 10:00 AM
EVALUACION DE LA OFERTA REQUISITOS PONDERABLES
Mayo 24 de 2010

TRASLADO SECRETARIAL Mayo 25 de 2010

ADJUDICACION CONTRATO Mayo 26 de 2010