Convocatoria Pública de Contratación para la elaboraciòn e impresiòn de Carnets

JUSTIFICACION PREVIA


En cumplimiento al parágrafo 1 Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la Alcaldía de Los Patios a través de la Secretaria de Educación y Cultura, se permite exponer los fundamentos jurídicos del proceso para Servicios de elaboración e impresión de 10.892 carnets para alumnos, Directivos, docentes y administrativos de las cinco instituciones Educativas Oficiales del Municipio de los Patios, así:

Por la naturaleza del objeto el mismo se encuentra regulado por el ARTÍCULO 2 Decreto 3576 de 2009, para la orden de compra, previo cumplimiento de los requisitos pre-contractuales.

Febrero 05 de 2010





GERSON JESUS RUIZ PEREZ
Secretario de Educación y Cultura



ANALISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
Febrero 3 de 2010

Con el fin de dar cumplimiento al Artículo 25, numeral 7° de la Ley 80/93 y Artículo 3 y Decreto 2474 de 2008, y a fin de adelantar el proceso de Selección Abreviada inferior al 10% de la menor cuantía correspondiente al proyecto contratación para prestar los servicios de ELABORACIÓN E IMPRESIÓN DE 10.892 CARNET PARA ALUMNOS, DIRECTIVOS, DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS DE LAS CINCO INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE LOS PATIOS, se realiza el presente análisis de conveniencia y oportunidad elaborado por la Secretaria de Educación y Cultura, el cual es parte integral del proceso de contratación y una herramienta de diagnostico inicial antes de la realización del proyecto.

I. DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

A. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER

La Alcaldía del Municipio de Los Patios necesita ejecutar una gestión financiera integral, y, así cumplir con los objetivos establecidos en el plan de desarrollo municipal 2008-2011. Entre las actividades inherentes al buen funcionamiento de las Instituciones Educativas, se encuentra asignadas a la secretaria de Educación y Cultura.

La funciones de esta Secretaria es dirigir y controlar los procesos educativos y Culturales del Municipio de los Patios estableciendo el alcance y la orientación del plan de educación, atendiendo las necesidades de los diferentes establecimientos educativos y comunidad en general, gestionando y distribuyendo los recursos para realizar la evaluación, mejoramiento y seguimiento de la implementación de las acciones preventivas y correctivas que lidera la Secretaria, también implementa programas de interés Cultural que permita la participación de los jóvenes y adultos.

El Municipio de Los Patios a través de la Secretaria de Educación tiende apoyar y buscar el mejoramiento de la calidad de las Instituciones Educativas del Municipio de los Patios de la cuales se benefian los estudiantes, directivos, Docentes y Administrativos del Municipio de los Patios de acuerdo a la necesidad reportada ( la cual es parte integral del presente análisis) , es necesario servicios de impresión de 10.892 carnet para alumnos, Directivos, docentes y administrativos de las cinco instituciones Educativas Oficiales del Municipio de los Patios.También ha sido prioridad durante todas estas administraciones, contribuir con recursos económicos, para mejorar la calidad de prestación del servicio de las Instituciones Educativas mediante la implementación de programas como: Dotación Escuelas y Colegios del Municipio y apoyo a proyectos educativos Institucionales.
Para la realización de los objetivos descritos la Alcaldía Municipal tiene previsto dentro de su plan de compras, la compra y/o suministro de bienes, Contratación de los servicios de impresión de carnet para, los cuales deben tener como mínimo los siguientes requisitos y/o características:

B. DEFINICIÓN DEL PERFIL PROFESIONAL
CAPACIDAD: Persona Natural o jurídica, que no se encuentre incurso en incompatibilidades en la ley.

EXPERIENCIA: Debe tener como mínimo seis (6) meses de experiencia, en labores relacionadas con el área a contratar.

IDONEIDAD: Debe estar inscrito en Cámara de Comercio y su objeto social debe estar relacionado con el objeto a contratar.
Si bien es cierto, dentro de la planta de personal de la Alcaldía Municipal, se cuenta con el personal idóneo, el mismo no es suficiente, ya que en el caso concreto de la Secretaria de Educación y Cultura no ejerce actividades comerciales, ni cuenta con los equipos que le permitan la elaboración e impresión de carnets
La carencia anteriormente enunciada puede suplirse de manera total implementando las siguientes actividades: Invitación Publica Decreto 3576 de septiembre 17 de 2009 Artículo 2

C. RAZONES DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

Conforme a la continua necesidad de adelantar las actividades relacionadas con: servicios de elaboración e impresión de 10.886 carnet para alumnos, Directivos, docentes y administrativos de las cinco instituciones Educativas Oficiales del Municipio de los Patios, Y, en atención a lo anteriormente expuesto, la Alcaldía Municipal, cuenta con:

- Un margen de tiempo aceptable para adelantar el proceso de selección respectivo

- El personal idóneo y disponible para efectuar los procedimientos administrativos del caso

- Los elementos físicos adecuados para adelantar el mismo.

- Los recursos económicos dispuestos el Presupuesto General de Rentas y Gastos de la entidad, plasmado en la orden administrativa
De lo anteriormente expuesto es viable, conveniente y oportuno adelantar el proceso de selección y contrato respectivo para satisfacer la necesidad aquí determinada.



II. ESTUDIOS TECNICOS Y ECONOMICOS

A. Análisis de precios del mercado real:

El municipio de los patios a través de la Secretaria de Educación y Cultura realizo un estudio de mercado, mediante consultas telefónicas, estimándose el costo del servicio a contratar, así:


DESCRIPCION DEL BIEN CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
Carnet con fotografía digital en material PVC laminado, dimensiones 8.5 X 5.4 cms, grosor de 2 mls, formato 30 mls, Impresión full color frente, un color revés, impresión borde a borde, arte color real mas capa de protección. 10.892 1.322.oo 14.399.224.oo

B. Análisis Técnico: Es procedente realizar la contratación, por cuanto los elementos requeridos complementan eficazmente los deficiencias presentadas en la Secretaria de Educación y Cultura en cuanto a la servicios de elaboración e impresión de 10.892 carnet para alumnos, Directivos, docentes y administrativos de las cinco instituciones Educativas Oficiales del Municipio de los Patios, y, que permitan cumplir con las metas establecidas en el plan de desarrollo 2008-2011 con el fin de planear actividades que impliquen el buen funcionamiento de la Misma.


C. Presupuesto Oficial. El estudio de precios que se ajustan a los precios del mercado, da como resultado el siguiente presupuesto oficial: Catorce millones trescientos noventa y nueve mil doscientos veinticuatro pesos m.l. ($ 14.399.224.oo).


D. Confrontación Financiera. Existe viabilidad financiera para adelantar el proceso contractual se cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 0000198 de febrero 03 de 2010 expedido por la Secretaria de Hacienda Municipal.

III. ESTUDIOS JURIDICO

Por la naturaleza del objeto el mismo se encuentra regulado por el ARTÍCULO 2 Decreto 3576 de 2009, para la orden de compra, previo cumplimiento de los requisitos pre-contractuales.


IV. DEFINICION DE LA FORMA DE PAGO

Teniendo en cuenta el objeto del contrato, la administración considera conveniente la siguiente forma de pago del contrato: a la entrega del servicio requerido, previa presentación de la cuenta de cobro o factura, soportes de ley y visto bueno del supervisor del contrato.

V. DEFINICION DE MINUTA CONTRACTUAL

Se elabora un contrato de prestación de servicios, que contiene objeto, clase de valor, forma de pago, imputación presupuestal, etc.,


Objeto

Servicios de elaboración e impresión de 10.892 carnet para alumnos, Directivos, docentes y administrativos de las cinco instituciones Educativas Oficiales del Municipio de los Patios

Supervisión

Estará a cargo de la Secretaria de Educación y Cultura.

VI. ANALISIS DE RIESGOS

De acuerdo a lo reglamentado en el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, se procede a tipificar, estimar y asignar los riesgos previsibles involucrados en la contratación a realizar así: luego de evaluadas las experiencias de contratos anteriores con la misma necesidad a satisfacer, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

TIPO DE RIESGO ESTIMACION ASIGNACION
MAGNITUD PROBABILIDAD DE OCURRENCIA VALOR RIESGO CONTRATISTA ENTIDAD
Modificaciones abruptas en el tipo de cambio insignificante Frecuente Probabilidad de riesgo por magnitud % %
Demora en la entrega de los artículos solicitados o por escasez de los insumos Critica Probable Probabilidad de riesgo por magnitud 100% imputable %
Fuerza mayor ocaso fortuito Improbable Menor Probabilidad de riesgo por Magnitud % %

VII. GARANTIAS

En cumplimiento a lo estipulado en el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2008 y a lo estipulado en el régimen de garantías Decreto 4828 de 2008; no será obligatoria la exigencia de garantía el contratista, puesto no presente riesgos que afecten el equilibrio del contrato.

VIII SICE:

Que, el Decreto 2474 de 2008, Artículo 86 establece: Obligaciones de las entidades estatales que contratan con sujeción al Estatuto de Contratación de la Administración Pública: las obligaciones contenidas en el artículo 13 del Decreto 3512 de 2003 deberán ser cumplidas por las entidades que contraten con sujeción al Estatuto de Contratación de


la Administración Pública, en los procesos de contratación, siempre y cuando el valor del contrato no sea inferior al 10% de la menor cuantía.
La consulta del CUBS y del precio indicativo se incluirá como parte del análisis realizado por las entidades en desarrollo del numeral 4 del artículo 3° del presente decreto”
QUE POR SER UN CONTRATO INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA NO SE HACE NECESARIO LA APLICACIÓN DE DICHAS REGLAS.

IX. CONDICIONES DEL CONTRATO

OBJETO: servicios de elaboración e impresión de 10.892 carnet para alumnos, Directivos, docentes y administrativos de las cinco instituciones Educativas Oficiales del Municipio de los Patios.

PLAZO: ocho (08) días

LUGAR: Municipio de los Patios

VALOR: $ 14.399.224.oo

CONCLUSIONES DEL ESTUDIOS

Con el presente estudio, queda evidenciada la existencia de un requerimiento, para satisfacer la necesidad del contrato de servicios de elaboración e impresión de 10.892 carnet para alumnos, Directivos, docentes y administrativos de las cinco instituciones Educativas Oficiales del Municipio de los Patios. Ya que no se cuenta con los elementos suficientes para cumplir con los requerimientos de esta secretaria, resultando imprescindible adelantar el correspondiente proceso de contratación tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la entidad.





GERSON JESUS RUIZ PEREZ
Secretario de Educación y Cultura




INVITACION PÚBLICA

AVISO VEEDURIA CIUDADANA

De conformidad con lo preceptuado en el inciso 3 del artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 9 del Decreto 2170 de 2002, la Alcaldía de Los Patios – A través de la Secretaria de Educación y Cultura, convoca a las veedurías ciudadanas Establecidas de conformidad con la Ley, para realizar control de social al proceso a iniciar.

OBJETO DE LA INVITACION

La Alcaldía de Los Patios – Secretaria de Educación y Cultura, esta interesado en contratar servicios de Elaboración e Impresión de 10.892 carnet para alumnos, Directivos, docentes y administrativos de las cinco instituciones Educativas Oficiales del Municipio de los Patios.
La propuesta debe ser allegada a la alcaldía del Municipio de Los Patios – Secretaria de Educación y Cultura ubicada en la avenida 10 No. 29-06 en sobre sellado. La propuesta debe indicar objetivo general, específicos, valor unitario y global y tiempo de ejecución. NOTA: Solo se verificará los requisitos habilitantes de la oferta con el mayor puntaje.
PRESUPUESTO OFICIAL

Existe viabilidad financiera para adelantar el proceso contractual se cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 0000198 de febrero 03 de 2010, expedido por la Secretaria de Hacienda Municipal. $ 14.400.000.oo
CRITERIOS DE SELECCION
En los procesos de selección por menor cuantía, la oferta más ventajosa será la que resulte de la ponderación de los criterios que a continuación se enuncian.

CRITERIO PUNTAJE MÁXIMO

Incentivo a la industria Regional 10
Valor de la Oferta 90
TOTAL 100




INCENTIVO A LA INDUSTRIA REGIONAL (10 Puntos)

Este factor se evaluará con base en la ley 816 de 2003, y con el fin de garantizar la reciprocidad y apoyar la industria se asignará el puntaje cuando:

El proponente mediante documento escrito ofrecerá los servicios con el personal regional (Departamento de Norte de Santander) que ejecutará las servicios (10 puntos).

VALOR DE LA PROPUESTA (90 PUNTOS)

El procedimiento para evaluar y otorgar puntaje será de acuerdo al procedimiento y fórmulas establecidas en la presente invitación pública que para el caso será la media aritmetica

Se determinará la media aritmética para la totalidad de las ofertas aplicando la siguiente fórmula:

MA = Po+P1+P2+P3+P4 .... +Pn
_____________________

n
Donde:

MA = Media aritmética.
Po = Presupuesto Oficial.
P (1...n) = Valor total de las propuestas hábiles.
n = Número de propuestas hábiles (Incluyendo el presupuesto oficial)

Una vez determinada la media aritmética (A), se asignará el puntaje de la siguiente forma:

A la propuesta que sea igual al 100% de la media aritmética o al menor valor más cercano por debajo de la misma, se le asignará el máximo puntaje.
A la propuesta con el menor valor más cercano por debajo de la propuesta ganadora se le asignara 10 puntos menos y así sucesivamente.
La evaluación del valor propuesto se hará con el valor corregido, como resultado del proceso de verificación aritmética.
La calificación se asignará con valores redondeados por debajo a dos decimales

REQUISITOS JURIDICOS

• Copia de la Cédula de Ciudadanía
• Antecedentes Fiscales
• Antecedentes Disciplinarios
• Antecedentes Judiciales
• Pago seguridad Social
• Copia de la Libreta Militar ( si es hombre menor de 50 años)
• Rut Actualizado
• Cámara de Comercio
REQUISITOS FINANCIEROS
• REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO. Debe presentarlo vigente a la fecha de presentación de la propuesta, no mayor a treinta (30) días del cierre de la presente invitación.
La Alcaldía de Los Patios, se reserva el derecho de consultar la veracidad de los estados financieros con las entidades a quienes por disposición legal les corresponda la vigilancia de la firma proponente y en su defecto utilizará los medios idóneos que le permitan realizar tal consulta, sin que esto implique que los oferentes puedan completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta.



CRONOGRAMA DEL PROCESO

PUBLICACIÓN JUSTIFICACION PREVIA, ANALISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Febrero 11 de 2010 www.lospatios-nortedesantander.gov.co

PUBLICACION INVITACION PUBLICA Febrero 11 de 2010 FISICA: SECRETARIA DE EDUCACION ALCALDIA DE LOS PATIOS – AVENIDA 10 No. 29-06 PAGINA ELECTRONICA www.lospatios-nortedesantander.gov.co

PRESENTACION DE LA OFERTA Febrero 12 de 2010 SECRETARIA EDUCACION ALCALDIA DE LOS PATIOS – AVENIDA 10 No. 29-06 11:00 AM

EVALUACION DE LA OFERTA REQUISITOS PONDERABLES FEBRERO 12 DE 2010

TRASLADO SECRETARIAL FEBRERO 15 Y 16 DE 2010

ADJUDICACION CONTRATO 17 DE FEBRERO DE 2010