Convocatoria Pública de Contratación para: Prestar los servicios de Fotocopia a la Alcaldía del Municipio de Los Patios

JUSTIFICACION PREVIA

En cumplimiento al parágrafo 1 Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la Alcaldía de Los Patios a través de la Secretaria General, se permite exponer los fundamentos jurídicos del proceso para PRESTAR LOS SERVICIOS DE FOTOCOPIADA EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL, así:

Por la naturaleza del objeto el mismo se encuentra regulado por el ARTÍCULO 2 Decreto 3576 de 2009, para la orden de servicio, previo cumplimiento de los requisitos pre-contractuales.

Febrero 17 de 2010

JACKELINE GAMBOA GUERRERO

Secretaria General

ANALISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

12212211

17 DE FEBRERO DE 2010



Con el fin de dar cumplimiento al Artículo 25, numeral 7° de la Ley 80/93 y Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, y a fin de adelantar el proceso de Selección Abreviada inferior al 10 de la menor cuantía para PRESTAR LOS SERVICIOS DE FOTOCOPIADA EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL, se realiza el presente análisis de conveniencia y oportunidad elaborado por la Secretaria General, el cual es parte integral del proceso de contratación y una herramienta de diagnostico inicial antes de la realización del proyecto.



I. DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

A. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER

La Alcaldía del Municipio de Los Patios necesita ejecutar una gestión financiera integral, y, así cumplir con los objetivos establecidos en el plan de desarrollo municipal 2008-2011. Entre las actividades inherentes al buen funcionamiento de la entidad, se encuentra las asignadas a la Secretaria general, se encuentra las de velar porque las diferentes dependencias cuenten con los elementos necesarios para su buen funcionamiento.

- DESCRIPCION DEL BIEN, OBRA O SERVICIO A CONTRATAR

En desarrollo de estos objetivos y/o fines estatales, se hace necesario adelantar el proceso para prestar los servicios de fotocopiado a las diferentes secretarias y dependencias de la Alcaldía Municipal, ya que la Alcaldía de Los Patios – Secretaria General, no cuenta con el personal de planta que garantice la realización de dichas actividades ni cuenta con los equipos de fotocopiado para cumplir con el objeto contractual.

El Servicio de fotocopiado comprende ampliación, disminución, copia normal y a una solo tinta, tamaño oficio, carta, personal.

Para la realización de los objetivos descritos la Alcaldía Municipal tiene previsto dentro de su plan de compras, los servicios de fotocopiado, de acuerdo a las necesidades reportadas por la Oficina de Almacén el promedio por secretaria es (Secretaria General, Obras, Educación, Planeación, Hacienda, Gobierno, Salud, Comisaria de Familia, Inspección de Policía, Desarrollo Económico, Sisben, Familias en Acción, Control Urbano, Control Interno entre otros).

Copias Blanco y Negro: 800 mensuales

Copias a color: 35 mensuales

Ampliaciones: 50 mensuales

Reducciones: 50 mensuales

Para, los cuales deben tener como mínimo los siguientes requisitos y/o características:

B. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO y/o DEFINICIÓN DEL PERFIL PROFESIONAL

CAPACIDAD: Debe Persona Natural o Jurídica, que no se encuentre incurso en las inhabilidades de ley.

EXPERIENCIA: Debe tener como mínimo un año de experiencia, en labores relacionadas con el área a contratar.

IDONEIDAD: Debe encontrarse inscrito en la Cámara de Comercio y su objeto social de tener relación con el objeto contractual.

Dentro de los bienes que se encuentran entre el inventario del Municipio de Los Patios, no se cuenta con los equipos de fotocopiado que pueden prestar a cada secretaria o dependencia el servicios de copias de los diferentes documentos que requieran

La carencia anteriormente enunciada puede suplirse de manera total implementando las siguientes actividades: invitación Pública Artículo 2 Decreto 3576 de 2009

C. RAZONES DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

Conforme a la continua necesidad de adelantar las actividades relacionadas con: Un Contrato de Prestación de Servicios, y, en atención a lo anteriormente expuesto, la Alcaldía Municipal, cuenta con:

- Un margen de tiempo aceptable para adelantar el proceso de selección respectivo

- El personal idóneo y disponible para efectuar los procedimientos administrativos del caso

- Los elementos físicos adecuados para adelantar el mismo.

- Los recursos económicos dispuestos el Presupuesto General de Rentas y Gastos de la entidad, plasmado en la orden administrativa

De lo anteriormente expuesto es viable, conveniente y oportuno adelantar el proceso de selección y contrato respectivo para satisfacer la necesidad aquí determinada.

II. ESTUDIOS TECNICOS Y ECONOMICOS

A. Análisis de precios del mercado real: El municipio de los patios a través de la Secretaria General, realizo un estudio de mercado, mediante consultas telefónicas, , se estima el costo del servicio a contratar en:

BIEN O SERVICIO
MENSUAL
SEMESTRE
VALOR UN/TOTAL

Fotocopias (15 DEPENDENCIAS)
12.000.000
72.000
100/ 7.200.000

Copias a color ( 15 dependencias)
525
3.150
1.500/ 4.725.000

AMPLIACIONES
750
4.500
300/ 900.000

REDUCCIONES
750
4.500
300/900.000


B. Análisis Técnico: Es procedente realizar la contratación, por cuanto los elementos requeridos complementan eficazmente la necesidad de prestar el servicio de fotocopiado para las diferentes secretarias y/o dependencias de la Alcaldía Municipal todos estos elementos para poder adelantar satisfactoriamente las labores correspondientes en cada área, y que permitan cumplir con las metas establecidas en el plan de desarrollo 2008-2011 con el fin de planear.

B. Presupuesto Oficial. El estudio de precios que se ajustan a los precios del mercado, da como resultado el siguiente presupuesto oficial: CATORCE MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS ($14.4000.000) MCTE.

C. D. Confrontación Financiera. Existe viabilidad financiera para adelantar el proceso contractual según disponibilidad Presupuestal No. 260 del 17 de Febrero de 2010



III. ESTUDIOS JURIDICO

Por la naturaleza del objeto el mismo se encuentra regulado por la excepción reglamentada en el Artículo 2 del Decreto 3576 de 2009, para la celebración de la Orden de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, previo cumplimiento de los requisitos pre-contractuales.

IV. DEFINICION DE LA FORMA DE PAGO

Teniendo en cuenta el objeto del contrato, la administración considera conveniente la siguiente forma de pago del contrato de prestación de servicios, previa presentación de la factura o cuenta de cobro, soportes de ley y visto bueno del supervisor del contrato, acta de recibido a satisfacción de la oficina de almacén.

V. DEFINICION DE MINUTA CONTRACTUAL

Se elabora un Contrato de prestación de servicios que contiene objeto, clase de valor, forma de pago, imputación presupuestal, garantías, cláusulas excepcionales, etc.....

OBJETO

PRESTAR LOS SERVICIOS DE FOTOCOPIADA EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL

Supervisión

Estará a cargo de la Secretaria General,

VI. ANALISIS DE RIESGOS

De acuerdo a lo reglamentado en el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, se procede a tipificar, estimar y asignar los riesgos previsibles involucrados en la contratación a realizar así: luego de evaluadas las experiencias de contratos anteriores con la misma necesidad a satisfacer, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

TIPO DE RIESGO
ESTIMACION
ASIGNACION

MAGNITUD
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
VALOR RIESGO
CONTRATISTA
ENTIDAD

Modificaciones
Insignificante
Frecuente
Probabilidad de riesgo por magnitud
%
%

Demora en la entrega de los articulos solicitados o por escasez de los insumos
Critica
Probable
Probabilidad de riesgo por magnitud
100%

imputable
%

Fuerza mayor ocaso fortuito
improbable
menor
Probabilidad de riesgo por magnitud
%
%


VII. GARANTIAS

En cumplimiento a lo estipulado en el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2008 y a lo estipulado en el régimen de garantías Decreto 4828 del 24 de Diciembre de 2008; no será obligatoria la exigencia de garantía el contratista, puesto no presente riesgos que afecten el equilibrio del contrato.

VIII SICE

Que, el Artículo 86 del Decreto 2474 de 2008, establece: Obligaciones de las entidades estatales que contratan con sujeción al Estatuto de Contratación de la Administración Pública: las obligaciones contenidas en el artículo 13 del Decreto 3512 de 2003 deberán ser cumplidas por las entidades que contraten con sujeción al Estatuto de Contratación de la Administración Pública, en los procesos de contratación, siempre y cuando el valor del contrato no sea inferior al 10% de la menor cuantía

La consulta del CUBS y del precio indicativo se incluirá como parte del análisis realizado por las entidades en desarrollo del numeral 4 del artículo 3° del presente decreto”

QUE POR SER UN CONTRATO INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA NO SE HACE NECESARIO LA APLICACIÓN DE DICHAS REGLAS.

IX. CONDICIONES DEL CONTRATO

OBJETO: PRESTAR LOS SERVICIOS DE FOTOCOPIADA EN LAS

DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL

PLAZO: 20 días

LUGAR: MUNICIPIO DE LOS PATIOS

VALOR: 12.000.000 MCTE.

CONCLUSIONES DEL ESTUDIO

Con la presentación de este estudio, queda evidenciado la existencia de un requerimiento, para satisfacer la necesidad de prestar el servicio de fotocopiado, ya que en la Secretaria General del Municipio de Los Patios no se cuenta con los elementos que permitan prestar dicho servicio, con lo cual se puede cumplir con las metas establecidas en el presupuesto vigencia 2010, resultando imprescindible adelantar el correspondiente al proceso de contratación tendiente a cumplir con los propósitos establecidos en la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la entidad.

JACKELINE GAMBOA GUERRERO

SECRETARIA GENERAL

INVITACION PÚBLICA

AVISO VEEDURIA CIUDADANA

De conformidad con lo preceptuado en el inciso 3 del artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 9 del Decreto 2170 de 2002, la Alcaldía de Los Patios – A través de la Secretaria General, convoca a las veedurías ciudadanas Establecidas de conformidad con la Ley, para realizar control de social al proceso a iniciar.

OBJETO DE LA INVITACION

La Alcaldía de Los Patios – Secretaria General, está interesada en contratar LOS SERVICIOS DE FOTOCOPIADA EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL

.

La propuesta debe ser allegada a la alcaldía del Municipio de Los Patios – Secretaria General ubicada en la avenida 10 No. 29-06 en sobre sellado. La propuesta debe indicar objetivo general, específicos, valor unitario y global y tiempo de ejecución.

NOTA: Solo se verificará los requisitos habilitantes de la oferta con el precio más bajo

PRESUPUESTO OFICIAL

Existe viabilidad financiera para adelantar el proceso contractual según disponibilidad Presupuestal No. 260 del 17 de Febrero de 2010. $ 14.400.000

CRITERIOS DE SELECCION

En los procesos de selección por menor cuantía, la oferta más ventajosa será la que resulte de la ponderación de los criterios que a continuación se enuncian.

CRITERIO
PUNTAJE MÁXIMO

Incentivo a la industria Regional
10

Valor de la Oferta
90

TOTAL
100








INCENTIVO A LA INDUSTRIA REGIONAL (10 Puntos)

Este factor se evaluará con base en la ley 816 de 2003, y con el fin de garantizar la reciprocidad y apoyar la industria se asignará el puntaje cuando:

El proponente mediante documento escrito ofrecerá los servicios con el personal regional ( Departamento de Norte de Santander) que ejecutará las servicios (10 puntos).


VALOR DE LA PROPUESTA (90 PUNTOS)

El procedimiento para evaluar y otorgar puntaje será de acuerdo al procedimiento y fórmulas establecidas en la presente invitación pública que para el caso será la media aritmetica

Se determinará la media aritmética para la totalidad de las ofertas aplicando la siguiente fórmula:

MA = Po+P1+P2+P3+P4 .... +Pn

_____________________

n

Donde:

MA = Media aritmética.

Po = Presupuesto Oficial.

P (1...n) = Valor total de las propuestas hábiles.

n = Número de propuestas hábiles (Incluyendo el presupuesto oficial)

Una vez determinada la media aritmética (A), se asignará el puntaje de la siguiente forma:

A la propuesta que sea igual al 100% de la media aritmética o al menor valor más cercano por debajo de la misma, se le asignará el máximo puntaje.

A la propuesta con el menor valor más cercano por debajo de la propuesta ganadora se le asignara 10 puntos menos y así sucesivamente.

La evaluación del valor propuesto se hará con el valor corregido, como resultado del proceso de verificación aritmética.

La calificación se asignará con valores redondeados por debajo a dos decimales






REQUISITOS JURIDICOS


· Formato de Hoja de Vida para persona natural o jurídica publicado en lawww.dafp.gov.co

· Formato de Declaración de Bienes y Rentas publicado en la www.dafp.gov.co

· Copia de la Cédula de Ciudadanía

· Antecedentes Fiscales

· Antecedentes Disciplinarios

· Antecedentes Judiciales

· Pago seguridad Social

· Copia de la Libreta Militar ( si es hombre menor de 50 años)

· Rut Actualizado

· Cámara de Comercio

· Documento donde se certifique o constate que el servicio a prestar será ejecutado con personal de la región

REQUISITOS FINANCIEROS

· DECLARACIÓN TRIBUTARIA DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y DICTAMEN DE REVISOR FISCAL EN CASO DE REQUERIRSE ESTE. De conformidad con lo dispuesto en la Circular No. 0134 del 21 de junio de 1999, suscrita por el Director General – Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, cada proponente deberá presentar la correspondiente declaración tributaria del impuesto sobre la renta y complementarios para los periodos de 2008 que soporta la información financiera allegada, para lo cual se mantendrá la reserva a que se refiere el artículo 583 del Estatuto Tributario. En caso de consorcio o unión temporal, cada uno de los miembros o integrantes del respectivo consorcio o unión temporal, deberá adjuntar el (los) documento (s), respectivos.

· Paz y Salvo Municipal

· REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO. Debe presentarlo vigente a la fecha de presentación de la propuesta, no mayor a treinta (30) días del cierre de la presente invitación.

La Alcaldía de Los Patios, se reserva el derecho de consultar la veracidad de los estados financieros con las entidades a quienes por disposición legal les corresponda la vigilancia de la firma proponente y en su defecto utilizará los medios idóneos que le permitan realizar tal consulta, sin que esto implique que los oferentes puedan completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta.

CRONOGRAMA DEL PROCESO

PUBLICACIÓN JUSTIFICACION PREVIA, ANALISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
MARZO 3 DE 2010
www.lospatios-nortedesantander.gov.co

PUBLICACION INVITACION PUBLICA
MARZO 3 DE 2010
FISICA: SECRETARIA GENERAL

ALCALDIA DE LOS PATIOS – AVENIDA 10 No. 29-06

PAGINA ELECTRONICA www.lospatios-nortedesantander.gov.co

PRESENTACION DE LA OFERTA MARZO 4 de 2010
SECRETARIA GENERAL ALCALDIA DE LOS PATIOS – AVENIDA 10 No. 29-06 11:00 AM

EVALUACION DE LA OFERTA REQUISITOS PONDERABLES MARZO 4 DE 2010

TRASLADO SECRETARIAL MARZO 5 Y 6 DE 2010.

EVALUACION DE LOS REQUISITOS HABILITANTES Marzo 8 DE 2010


ADJUDICACION CONTRATO MARZO 8 DE 2010