Convocatoria Pública de Contratación para: Presatción de Servicios de Reparación y Mantenimiento de Instrumentos Musicales

ANALISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

Fecha 26 de febrero de 2010

Con el fin de dar cumplimiento al Artículo 25, numeral 7° de la Ley 80/93 y Artículo 3 y Decreto 2474 de 2008, y a fin de adelantar el proceso de contratación Selección Abreviada inferior al 10% de la menor cuantía 00Directa, correspondiente a la PRESTACION DEL SERVICIOS EN LA REPARACION Y MANTENIMIENTO DE 24 INSTRUMENTOS MUSICALES DE LA BANDA SINFONICA DEL MUNICIPIO, QUE CONSTA DE LUBRICACION, CAMBIO DE ZAPATILLAS, CORCHOS, AGUJA, MUELLES Y TORNILLOS QUE SON IMPORTANTE PARA SU NORMAL FUNCIONAMIENTO, se realiza el presente análisis de conveniencia y oportunidad elaborado por la Secretaria de Educación y Cultura, el cual es parte integral del proceso de contratación y una herramienta de diagnostico inicial antes de la realización del proyecto.

I. DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

A. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER

La Alcaldía del Municipio de Los Patios necesita ejecutar una gestión financiera integral, y, así cumplir con los objetivos establecidos en el plan de desarrollo municipal 2008-2011. Entre las actividades inherentes al programa de formadores artísticos, que se encuentra las asignadas a la Secretaria de Educación y Cultura.

La funciones de esta Secretaria es dirigir y controlar los procesos educativos y Culturales del Municipio de los Patios estableciendo el alcance y la orientación del plan de educación, atendiendo las necesidades de los diferentes establecimientos educativos y comunidad en general, gestionando y distribuyendo los recursos para realizar la evaluación, mejoramiento y seguimiento de la implementación de las acciones preventivas y correctivas que lidera la Secretaria, también implementa programas de interés Cultural que permita la participación de los jóvenes y adultos.

En desarrollo de estos objetivos y/o fines estatales, se hace necesario los servicios de Reparación y Mantenimiento de los siguientes instrumentos musicales como son: 2 flautas traversas, 1 flauta traversa, 1 clarinete requinto, 3 clarinetes sopranos, 4 clarinetes sopranos selmer, 1 saxo soprano, 1 saxo alto, 1 saxo alto juc, 2 saxos altos bundy, 1 saxo tenor, 1 saxo tenor Júpiter, 2 trompetas, 1 fiscorno alto, 2 trombones de vara, 1 trombón de embolas, 1 trombón de émbolos Whiston, 1 barítono euphnoniun y 1 barítono saxon la reparación y mantenimiento consta de lubricación, cambio de zapatillas, corchos, agujas, muelles y tornillos que estén en mal estado, ya que la Alcaldía de Los Patios – Secretaria de Educación y Cultura no cuenta con el personal de planta que garantice el servicio de reparación y mantenimiento que se requiere para la realización de las labores antes descritas.

Para la realización de los objetivos descritos la Alcaldía Municipal tiene previsto dentro de su plan de servicios, la contratación del servicio de reparación y mantenimiento de instrumentos musicales para, los cuales deben tener como mínimo los siguientes requisitos y/o características:

B. DEFINICIÓN DEL PERFIL PROFESIONAL

CAPACIDAD: Debe ser Persona Natural o jurídica constituido, que no se encuentre incurso en inhabilidades e incompatibilidades en la ley.

EXPERIENCIA: Debe tener como mínimo un año de experiencia, en labores relacionadas con el área a contratar.

IDONEIDAD: Debe estar inscrito en Cámara de Comercio y su objeto social debe estar relacionado con el objeto a contratar.

Si bien es cierto, dentro de la planta de personal de la Alcaldía Municipal, se cuenta con el personal idóneo, el mismo no es suficiente, ya que en el caso concreto de la Secretaria de Educación y Cultura no cuenta con el personal con los conocimientos especializadas en reparación y mantenimiento de instrumentos musicales, por lo que se hace necesario contratar una persona Natural, que brinde apoyo en dichos procesos.

La carencia anteriormente enunciada puede suplirse de manera total implementando las siguientes actividades: Invitación Pública Decreto 3576 de 2009 Artículo 2

C. RAZONES DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

Conforme a la continua necesidad de adelantar las actividades relacionadas con: Prestación del servicios de mantenimiento y reparación de instrumentos musicales, Y, en atención a lo anteriormente expuesto, la Alcaldía Municipal, cuenta con:

- Un margen de tiempo aceptable para adelantar el proceso de selección respectivo

- El personal idóneo y disponible para efectuar los procedimientos administrativos del caso

- Los elementos físicos adecuados para adelantar el mismo.

- Los recursos económicos dispuestos el Presupuesto General de Rentas y Gastos de la entidad, plasmado en la orden administrativa.

De lo anteriormente expuesto es viable, conveniente y oportuno adelantar el proceso de selección y contrato respectivo para satisfacer la necesidad aquí determinada.

II. ESTUDIOS TECNICOS Y ECONOMICOS

Análisis de precios del mercado real:

El municipio de los patios a través de la Secretaria de Educación y Cultura realizo un estudio de mercado, mediante consultas telefónicas, estimándose el costo del servicio a contratar, así:

DESCRIPCION

DEL BIEN
CANTIDAD
VALOR UNITARIO
VALOR

TOTAL

Flautas traversas Selmer
3
$ 300.000.oo
$ 900.000.oo

Flauta Traversa Astrong
2
$ 250.000.oo
$ 500.000.oo

Clarinete Requinto power
1
$ 260.000.oo
$ 260.000.oo

Clarinetes sopranos artley
3
$ 300.000.oo
$ 900.000.oo

Clarinetes soprano Selmer
4
$ 300.000.oo
$ 1.200.000.oo

Saxo Soprano
3
$ 400.000.oo
$ 1.200.000.oo

Saxo Alto Juc
1
$ 400.000.oo
$ 400.000.oo

Saxo Alto Buesher
1
$ 400.000.oo
$ 400.000.oo

Saxos Altos
2
$ 400.000.oo
$ 800.000.oo

Saxo Tenor Buesher
1
$ 380.000.oo
$ 380.000.oo

Saxo Tenor Júpiter
2
$ 380.000.oo
$ 760.000.oo

Trompetas Bach
4
$ 150.000.oo
$ 600.000.oo

Fiscorno Alto Bundy
2
$ 150.000.oo
$ 300.000.oo

Trombones de Vara Bach
3
$ 100.000.oo.
$ 300.000.oo

Trombón de embolas wiston
1
$ 150.000.oo
$ 150.000.oo

Trombón de Embolo wiston
3
$ 150.000.oo
$ 450.000.oo

Barítono Euphnoniun Júpiter
1
$ 200.000.oo
$ 200.000.oo

Barítono Saxon Júpiter
2
$ 150.000.oo
$ 300.000.oo


Análisis Técnico: Es procedente realizar la contratación, por cuanto los elementos requeridos complementan eficazmente los deficiencias presentadas en la Secretaria de Educación y Cultura – Banda Sinfónica Municipal en cuanto al Mantenimiento y Reparación de instrumentos Musicales, y, que permitan cumplir con las metas establecidas en el plan de desarrollo 2008-2011 con el fin de planear un buen servicio a la comunidad en general.

Presupuesto Oficial. El estudio de precios que se ajustan a los precios del mercado, da como resultado el siguiente presupuesto oficial: diez Millones de pesos m.l.

Confrontación Financiera. Existe viabilidad financiera para adelantar el proceso contractual según disponibilidad No. 0000125 de fecha enero 25 de 2010 expedida por la Secretaria de Hacienda Municipal.

III. ESTUDIOS JURIDICO

Por la naturaleza del objeto el mismo se encuentra regulado por el artículo 2 Decreto 3576 de 2009, para el Contrato de prestación de Servicios, previo cumplimiento de los requisitos pre-contractuales.

IV. DEFINICION DE LA FORMA DE PAGO

Teniendo en cuenta el objeto del contrato, la administración considera conveniente la siguiente forma de pago del contrato: el 100 %, previa presentación de la factura de cobro y el visto bueno del supervisor del contrato, y, soportes del respectivo pago de los aportes a seguridad social.

V. DEFINICION DE MINUTA CONTRACTUAL

Se elabora una Contrato de servicios, que contiene objeto, clase de valor, forma de pago, imputación presupuestal, etc.,

Supervisión

Estará a cargo de la Secretaria de Educación y Cultura.

VI. ANALISIS DE RIESGOS

De acuerdo a lo reglamentado en el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, se procede a tipificar, estimar y asignar los riesgos previsibles involucrados en la contratación a realizar así: luego de evaluadas las experiencias de contratos anteriores con la misma necesidad a satisfacer, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

TIPO DE RIESGO
ESTIMACION
ASIGNACION

MAGNITUD
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
VALOR RIESGO
CONTRATISTA
ENTIDAD

Modificaciones abruptas en el tipo de cambio
insignificante
Frecuente
Probabilidad de riesgo por magnitud
%
%

Muerte del Contratista
critica
improbable
Probabilidad de riesgo por magnitud
100%

imputable
%

Demora en la entrega de los artículos solicitados o por escasez de los insumos
Critica
Probable
Probabilidad de riesgo por magnitud
100% imputable
%

Fuerza mayor ocaso fortuito
Improbable
Menor
Probabilidad de riesgo por Magnitud
%
%


VII. GARANTIAS

En cumplimiento a lo estipulado en el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2008 y a lo estipulado en el régimen de garantías Decreto 3576 del 17 de septiembre de 2009; no será obligatoria la exigencia de garantía el contratista, puesto no presente riesgos que afecten el equilibrio del contrato.

VIII SICE:

Que, el Decreto 2474 del articulo 86 2008, establece: Obligaciones de las entidades estatales que contratan con sujeción al Estatuto de Contratación de la Administración Pública: las obligaciones contenidas en el artículo 13 del Decreto 3512 de 2003 deberán ser cumplidas por las entidades que contraten con sujeción al Estatuto de Contratación de la Administración Pública, en los procesos de contratación, siempre y cuando el valor del contrato no sea inferior al 10% de la menor cuantía.

La consulta del CUBS y del precio indicativo se incluirá como parte del análisis realizado por las entidades en desarrollo del numeral 4 del artículo 3° del presente decreto”

QUE POR SER UN CONTRATO INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA NO SE HACE NECESARIO LA APLICACIÓN DE DICHAS REGLAS.

IX. CONDICIONES DEL CONTRATO

OBJETO:

PRESTAR LOS SERVICIOS EN LA REPARACION Y MANTENIMIENTO DE 24 INSTRUMENTOS MUSICALES DE LA BANDA SINFONICA DEL MUNICIPIO, QUE CONSTA DE LUBRICACION, CAMBIO DE ZAPATILLAS, CORCHOS, AGUJA, MUELLES Y TORNILLOS QUE SON IMPORTANTE PARA SU NORMAL FUNCIONAMIENTO

PLAZO: ocho (08) días

LUGAR: Municipio de los Patios

VALOR: $ 10.000.000.oo

CONCLUSIONES DEL ESTUDIOS

Con el presente estudio, queda evidenciado la existencia de un requerimiento, para satisfacer la necesidad de prestación del servicios en la reparación y mantenimiento de 24 instrumentos musicales de la banda sinfónica del municipio, que consta de lubricación, cambio de zapatillas, corchos, aguja, muelles y tornillos que son importante para su normal funcionamiento, ya que no se cuenta con los elementos suficientes para cumplir con los requerimientos de esta secretaria, resultando imprescindible adelantar el correspondiente proceso de contratación tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la entidad.

GERSON JESUS RUIZ PEREZ

Secretario de Educación y Cultura

INVITACION PÚBLICA

AVISO VEEDURIA CIUDADANA

De conformidad con lo preceptuado en el inciso 3 del artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 9 del Decreto 2170 de 2002, la Alcaldía de Los Patios – A través de la Secretaria de Educación y Cultura, convoca a las veedurías ciudadanas Establecidas de conformidad con la Ley, para realizar control de social al proceso a iniciar.

INVITACION DE LA PROPUESTA

La Alcaldía de Los Patios – Secretaria de Educación y Cultura, esta interesado en contratar PRESTAR LOS SERVICIOS EN LA REPARACION Y MANTENIMIENTO DE 24 INSTRUMENTOS MUSICALES DE LA BANDA SINFONICA DEL MUNICIPIO, QUE CONSTA DE LUBRICACION, CAMBIO DE ZAPATILLAS, CORCHOS, AGUJA, MUELLES Y TORNILLOS QUE SON IMPORTANTE PARA SU NORMAL FUNCIONAMIENTO..

La propuesta debe ser allegada a la alcaldía del Municipio de Los Patios – Secretaria de Educación y Cultura ubicada en la avenida 10 No. 29-06 en sobre sellado. La propuesta debe indicar objetivo general, específicos, valor unitario y global y tiempo de ejecución. NOTA: Solo se verificará los requisitos habilitantes de la oferta con el puntaje más alto.

PRESUPUESTO OFICIAL

Existe viabilidad financiera para adelantar el proceso contractual se cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 0000125 de enero 25 de 2010, expedido por la Secretaria de Hacienda Municipal. $ 10.000.000.oo

CRITERIOS DE SELECCIÓN

En los procesos de selección por menor cuantía, la oferta más ventajosa será la que resulte de la ponderación de los criterios que a continuación se enuncian.

CRITERIO
PUNTAJE MÁXIMO

Incentivo a la industria Regional
10

Valor de la Oferta
90

TOTAL
100



INCENTIVO A LA INDUSTRIA REGIONAL (10 Puntos)

Este factor se evaluará con base en la ley 816 de 2003, y con el fin de garantizar la reciprocidad y apoyar la industria se asignará el puntaje cuando:

El proponente mediante documento escrito ofrecerá los servicios con el personal regional (Departamento de Norte de Santander) que ejecutará los servicios (10 puntos).


VALOR DE LA PROPUESTA (90 PUNTOS)

El procedimiento para evaluar y otorgar puntaje será de acuerdo al procedimiento y fórmulas establecidas en la presente invitación pública que para el caso será la media aritmética

Se determinará la media aritmética para la totalidad de las ofertas aplicando la siguiente fórmula:

MA = Po+P1+P2+P3+P4 .... +Pn

_____________________

n

Donde:

MA = Media aritmética.

Po = Presupuesto Oficial.

P (1...n) = Valor total de las propuestas hábiles.

n = Número de propuestas hábiles (Incluyendo el presupuesto oficial)

Una vez determinada la media aritmética (A), se asignará el puntaje de la siguiente forma:

A la propuesta que sea igual al 100% de la media aritmética o al menor valor más cercano por debajo de la misma, se le asignará el máximo puntaje.

A la propuesta con el menor valor más cercano por debajo de la propuesta ganadora se le asignara 10 puntos menos y así sucesivamente.

La evaluación del valor propuesto se hará con el valor corregido, como resultado del proceso de verificación aritmética.

La calificación se asignará con valores redondeados por debajo a dos decimales


REQUISITOS JURIDICOS


· Formatos de Hoja de Vida Única

· Formato de bienes y rentas

· Copia de la Cédula de Ciudadanía

· Antecedentes Fiscales

· Antecedentes Disciplinarios

· Antecedentes Judiciales

· Pago seguridad Social

· Copia de la Libreta Militar ( si es hombre menor de 50 años)

· Rut Actualizado

REQUISITOS FINANCIEROS


· REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO. Debe presentarlo vigente a la fecha de presentación de la propuesta, no mayor a treinta (30) días del cierre de la presente invitación.

· Paz y Salvo Municipal

La Alcaldía de Los Patios, se reserva el derecho de consultar la veracidad de los estados financieros con las entidades a quienes por disposición legal les corresponda la vigilancia de la firma proponente y en su defecto utilizará los medios idóneos que le permitan realizar tal consulta, sin que esto implique que los oferentes puedan completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta.

CRONOGRAMA DEL PROCESO


PUBLICACIÓN JUSTIFICACION PREVIA, ANALISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
De 2 DE MARZO 2010
www.lospatios-nortedesantander.gov.co

PUBLICACION INVITACION PUBLICA
2 DE MARZO DE 2010
FISICA :SECRETARIA DE EDUCACION y CULTURA - ALCALDIA DE LOS PATIOS – AVENIDA 10 No. 29-06

ELECTRONICA www.lospatios-nortedesantander.gov.co

PRESENTACION DE LA OFERTA
3DE MARZO DE 2010
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA ALCALDIA DE LOS PATIOS – AVENIDA 10 No. 29-06
11:00AM

EVALUACION DE LA OFERTA
3 de marzo de 2010

PUBLICACION INFORME EVALUADOR / TRASLADO SECRETARIAL
04 al 5 de marzo de 2010
www.lospatios-nortedesantander.gov.co

ADJUDICACION CONTRATO
06 de marzo de 2010
www.lospatios-nortedesantander.gov.co


JUSTIFICACION PREVIA

En cumplimiento al parágrafo 1 Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la Alcaldía de Los Patios a través de la Secretaria de Educación y Cultura, se permite exponer los fundamentos jurídicos del proceso para servicios de PRESTAR LOS SERVICIOS EN LA REPARACION Y MANTENIMIENTO DE 24 INSTRUMENTOS MUSICALES DE LA BANDA SINFONICA DEL MUNICIPIO, QUE CONSTA DE LUBRICACION, CAMBIO DE ZAPATILLAS, CORCHOS, AGUJA, MUELLES Y TORNILLOS QUE SON IMPORTANTE PARA SU NORMAL FUNCIONAMIENTO, así:

Por la naturaleza del objeto el mismo se encuentra regulado por el ARTÍCULO 2 Decreto 3576 de 2009, para la orden de compra, previo cumplimiento de los requisitos pre-contractuales.

Febrero 26 de 2010

GERSON JESUS RUIZ PEREZ

Secretario de Educación y Cultura